Beheer professioneel je vergaderruimtes

Als bedrijf met meerdere vergaderruimtes is het heel wat werk om de verschillende ruimtes efficiënt en goed in te delen met betrekking tot de vergaderingen. Met een systeem als Room manager heb je nooit geen last van dubbele boekingen en kan iedere toekomstige gebruiker zelf de reserveringen regelen via verschillende kanalen. Er wordt direct duidelijk zichtbaar wanneer de ruimtes bezet zijn, hierbij kun je dus ook de bezetting optimaliseren. Het systeem heeft praktisch geen impact op de overige systemen die draaien in je bedrijf. Van begin tot eind wordt het systeem feilloos aangepast aan het systeem van het bedrijf.

Heb je wel eens een vergadering geleid dan herken je het wel, je zit midden in een discussie als de bode komt om te vertellen dat het tijd is. Snel moet alle apparatuur afgesloten worden en moet je met de groep de vergaderruimte verlaten. Geen ideale situatie nu je net een belangrijke discussie bent gestart. Met de Room manager is dit verleden tijd, op het beeld scherm zie je precies wanneer de tijd om is. Je kunt op je gemak het gesprek afronden voordat er plotseling een nieuwe groep in de ruimte staat. Het volume van de speakers kun je ook met de control tool regelen, eigenlijk niets anders dan gemak.

Nooit meer zonder thee en koffie tijdens de vergadering

De Room manager is er niet alleen om de formele zaken te regelen, thee koffie en water kun je vooraf of zelfs tijdens de vergadering regelen. Geen dame of heer meer die onverwachts de vergaderruimte in komt om te vragen of er iemand een glaasje water wil of iets anders. Kom je er tijdens de vergadering achter dat er meer apparatuur nodig is dan kan dit ook geregeld worden. Een lunch inplannen is eenvoudig, zo zijn er vele randzaken die betrekking hebben op een vergadering die je met deze tool kunt regelen. Eenvoudiger, sneller en voordeliger kun je geen vergaderruimte optimaal benutten.

Je zal vast denken wat zijn nu de voordelen op een rijtje van de Room manager

• efficiënt gebruik van de vergaderruimte
• altijd overzicht over de bezettingsgraad van je vergaderruimte
• catering module mogelijk voor nog completere service
• meer gemak en plezier voor de gebruiker
• efficiënter werken
• zelf alles online te regelen

Bezetting is in een overzicht te zien

Voordeel is ook dat je de bezetting van de verschillende ruimtes in een overzicht ziet, inclusief de vergaderingen die als eerste gepland staan in de vergaderruimtes. Zoeken naar de goede vergaderruimte is niet meer nodig, in het overzicht staat namelijk ook aangegeven waar de ruimte zich bevindt. Zo kunnen bezoekers en klanten snel de weg vinden in het gebouw waar de vergadering wordt gehouden. Deze software kan eenvoudig worden geïntegreerd in de al bestaande software die je als bedrijf gebruikt.

Je hoeft natuurlijk niet direct te beslissen of je de Room manager wilt aanschaffen voor je bedrijf. Je mag de manager gratis testen, hierbij wordt door onze specialist het systeem geïnstalleerd om te testen. Een maand lang mag je het systeem onbeperkt gebruiken, ben je niet tevreden of functioneert het niet zoals je verwacht had dan wordt het simpelweg weer afgesloten en opgehaald.